FMEA Rekruitmen dan Mobilisasi Donor Darah

#1

FMEA Analysis Map

Sistem Rekruitmen & Mobilisasi Donor Darah

Fokus Analisis: Kegagalan pada fase ini adalah penyebab utama ketidaktersediaan stok darah di PMI Kota Cirebon.

Mode 1: Shortfall Donasi

Deskripsi: Jumlah kantong darah yang berhasil dikumpulkan jauh di bawah target (misal: Target 100, Realisasi 20). Menyebabkan inefisiensi & stok kritis.

Penyebab Potensial

• Komunikasi buruk antara PMI & CP Instansi.
• Kurangnya promosi internal di instansi.
• Faktor cuaca (hujan/banjir) khas Cirebon.
• Jadwal bentrok dengan kegiatan mendadak.

Mitigasi & Solusi

• Pencegahan: Kontrak Komitmen & Pre-list donor (H-3).
• Sistem: Mobile Booking App untuk estimasi akurat.
• Kontingensi: Telemarketing donor pengganti jika target meleset (H-1).

288

Risk Priority Number

KRITIS

8 Severity

6 Occurrence

6 Detection

Mode 2: Lokasi Tidak Layak

Deskripsi: Lokasi (aula tanpa AC/tenda) tidak memenuhi standar PMK 91/2015. Suhu >25°C. Risiko donor pingsan & degradasi darah.

Penyebab Potensial

• Tidak ada inspeksi fisik (site visit).
• Asumsi "tempat seadanya cukup".
• Kerusakan AC gedung mendadak.

Mitigasi & Solusi

• Pencegahan: Checklist validasi (suhu, ventilasi, air) H-7.
• Teknis: Wajib bawa Portable Air Cooler/Kipas Industri.
• Kebijakan: Otoritas penuh batal/pindah ke Bus Unit jika kritis.

105

Risk Priority Number

MODERAT

7 Severity

5 Occurrence

3 Detection

Mode 3: Stockout Logistik

Deskripsi: Kehabisan kantong darah, tabung sampel, atau formulir di tengah kegiatan. Menyebabkan donor dipulangkan & citra buruk.

Penyebab Potensial

• Perencanaan tidak hitung lonjakan donor.
• Kelalaian restocking kotak alat.
• Checklist keberangkatan dilewatkan.

Mitigasi & Solusi

• Pencegahan: Buffer Stock standar +20-30% dari estimasi.
• Prosedur: Sistem "Buddy Check" (silang) saat muat barang.

36

Risk Priority Number

RENDAH

6 Severity

3 Occurrence

2 Detection

Unit Donor Darah PMI Kota Cirebon | Divisi Manajemen Risiko Mutu

#2

FMEA Analisis Risiko

Sistem Rekruitmen & Mobilisasi Donor Darah

Konteks: Kegagalan komunikasi di area rekruitmen berdampak sistemik terhadap ketersediaan darah di Cirebon. Analisis ini memetakan risiko, dampak, dan strategi mitigasi presisi.

Critical Priority (RPN > 300)

High Priority

Medium Priority

S: Severity

O: Occurrence

D: Detection

RPN: Risk Priority Number

Miskomunikasi Kriteria Seleksi Medis
2.1 Information Asymmetry

Deskripsi Kegagalan

Tingginya angka penolakan (deferral) karena kriteria eksklusi (obat, riwayat) tidak tersampaikan sebelum hari H. Hanya fokus pada "Ayo Donor" tanpa "Siapa yang Boleh".

Dampak (Severity)

Inefisiensi biaya reagen, waktu terbuang, dampak psikologis (malu/kecewa), stigma negatif, target kantong tidak tercapai.

6 Severity

8 Occurrence

6 Detection

288 RPN Score

Strategi Mitigasi

Protokol "Pre-Event Screening". Kuesioner mandiri digital/ceklis syarat wajib disebar via WA grup H-3 acara.

Kegagalan Manajemen Kecemasan
2.2 Psychological Barrier

Deskripsi Kegagalan

Sosialisasi hanya fokus altruisme, mengabaikan ketakutan jarum (needle phobia). Tidak ada edukasi teknik koping.

Dampak (Severity)

Efek domino psikologis: satu pingsan memicu kepanikan massal. Trauma kolektif, penghentian kegiatan, risiko cedera fisik.

7 Severity

6 Occurrence

7 Detection

294 RPN Score

Strategi Mitigasi

Integrasi materi "Manajemen Kenyamanan". Ajarkan teknik *Applied Muscle Tension* dan wajib hidrasi.

Kegagalan Retensi Donor
2.4 CRM Failure (Kritis)

Deskripsi Kegagalan

Fokus berlebihan pada akuisisi baru, donor lama diabaikan. Tidak ada ucapan terima kasih atau pengingat jadwal kembali. Database manual.

Dampak (Severity)

Kehilangan donor loyal (darah paling aman), biaya rekrutmen bengkak, *churn rate* tinggi (donor cuma sekali seumur hidup).

6 Severity

9 Occurrence

8 Detection

432 Highest Risk

Strategi Mitigasi

Transformasi Digital CRM. Gateway pesan otomatis terhubung SIMD untuk pengingat personal 2,5 bulan pasca donasi.

Edukasi Gizi Minim
2.6 Health Education Failure

Deskripsi Kegagalan

Tidak ada edukasi "Cara Sehat untuk Donor" (zat besi), menyebabkan banyak penolakan karena Hb rendah, terutama wanita muda.

Dampak (Severity)

Deferral permanen, kehilangan 30-40% potensi kantong darah dari institusi pendidikan.

5 Severity

8 Occurrence

6 Detection

240 RPN Score

Strategi Mitigasi

Edukasi gizi jangka panjang terintegrasi dalam sosialisasi (fokus zat besi & gaya hidup).

Ketidaktepatan Waktu
2.3 Timing Strategy

Deskripsi Kegagalan

Jadwal bentrok dengan beban kerja tinggi (akhir tahun anggaran) atau ujian sekolah. Gagal mengantisipasi bulan puasa.

Dampak (Severity)

Low turnout. Kerugian biaya operasional mobil unit (BBM, SDM) tanpa hasil. Stok kritis.

5 Severity

5 Occurrence

2 Detection

50 RPN Score

Strategi Mitigasi

Analisis Kalender Kegiatan Tahunan Kota Cirebon. Negosiasi jadwal berbasis data aktivitas mitra.

Kesalahan Identifikasi Koordinator
2.7 Leadership Failure

Deskripsi Kegagalan

Menunjuk CP yang tidak punya otoritas/pengaruh di komunitas, sehingga instruksi mobilisasi massa tidak didengar.

Dampak (Severity)

Kegiatan sepi pendonor.

5 Severity

4 Occurrence

3 Detection

60 RPN Score

Strategi Mitigasi

Verifikasi pengaruh koordinator sebelum kerjasama.

Konten Sosmed Tidak Efektif
2.5 Digital Failure

Deskripsi Kegagalan

Konten pasif, visual tidak menarik, info lokasi tidak update, respon lambat. Tidak relevan dengan demografi digital.

Dampak (Severity)

Kehilangan potensi donor Gen Z/Milenial. Hoaks kebutuhan darah tidak tertangani.

4 Severity

5 Occurrence

2 Detection

40 RPN Score

Strategi Mitigasi

Revitalisasi konten visual dan fast response admin.

© 2023 Analisis FMEA UDD PMI Cirebon - Recruitment Division

#3

Laporan Analisis Risiko Teknis

FMEA MAPPING: SISTEM MOBILISASI DONOR DARAH

Analisis Risiko Logistik & Manajemen Luar Gedung | UDD PMI Kota Cirebon

Konteks: Domain mobilisasi adalah arena teknis di mana prinsip CPOB (Cara Pembuatan Obat yang Baik) diuji. UDD PMI Kota Cirebon memindahkan "pabrik" pengolahan darah ke lapangan terbuka. Risiko bersifat fisik & biologis dengan konsekuensi FATALITAS.

08 Cold Chain Breach

Kegagalan Rantai Dingin

Standar: Suhu 2°C - 10°C.

Penyebab: Cool box gagal menahan panas Cirebon, ice pack tidak beku, tutup tidak rapat.

Dampak: Pertumbuhan Yersinia enterocolitica (meledak saat hangat), hemolisis. Efek: Gagal ginjal, syok septik, kematian.

SEV

10

OCC

3

DET

5

RISK PRIORITY NUMBER 150

Mitigasi

• Validasi kualifikasi cool box (tes suhu ekstrem).
• Wajib Temperature Data Logger digital.
• Prosedur karantina jika grafik menyimpang.

09 Sample Mismatch

Kesalahan Pelabelan

Penyebab: Pre-labeling saat ramai, tertukar antar donor bersebelahan.

NEVER EVENT: Inkompatibilitas ABO. Jika A dilabeli B -> pasien B terima darah A -> Reaksi hemolitik fatal.

SEV

10

OCC

2

DET

8

RISK PRIORITY NUMBER 160

Mitigasi

• SOP "Satu Donor, Satu Proses".
• Larangan Keras Pre-labeling.
• Bedside check (Verbal & Visual).

10 Bad Environment

Lingkungan Tidak Layak

Kondisi: Panas (>25°C), remang-remang, berdebu, lokasi gudang/lorong.

Dampak: Donor pingsan, kerusakan darah, hematoma (karena gelap), kontaminasi debu.

SEV

7

OCC

6

DET

2

RISK PRIORITY NUMBER 84

Mitigasi

• Standar minimal ruangan dalam MoU.
• Petugas berhak Membatalkan kegiatan jika standar safety gagal.

11 Equipment Fail

Kerusakan Alat Kritis

Masalah: Hemoscale guncang (tidak akurat), sealer macet, genset kulkas mati.

Dampak: Volume darah tidak standar (toksik/beku), kebocoran seal, kontaminasi sistem terbuka. Produk harus dibuang.

SEV

7

OCC

5

DET

4

RISK PRIORITY NUMBER 140

Mitigasi

• Kalibrasi rutin alat mobile.
• Cek fungsi sebelum keberangkatan.
• Bawa alat cadangan (backup).

12 Supply Stockout

Kekurangan Logistik

Kondisi: Habis kantong darah, formulir, plester karena perencanaan buruk.

Dampak: Kegiatan berhenti, donor kecewa, kehilangan stok potensial, reputasi turun.

SEV

5

OCC

4

DET

1

RISK PRIORITY NUMBER 20

Mitigasi

• Perencanaan logistik berbasis data estimasi.
• Bawa stok buffer (cadangan) 20%.

13 Biohazard Waste

Limbah Infeksius

Masalah: Safety box jarum penuh/tumpah, kapas berdarah tercecer, lupa bawa wadah.

Dampak: Needle Stick Injury, Hepatitis/HIV, pencemaran lingkungan instansi mitra.

SEV

9

OCC

3

DET

2

RISK PRIORITY NUMBER 54

Mitigasi

• Cek kapasitas safety box sebelum berangkat.
• Bawa wadah limbah cadangan.
• Pembersihan area tuntas pasca kegiatan.

S = Severity (Keparahan) | O = Occurrence (Kekerapan) | D = Detection (Deteksi)

Created for UDD PMI Kota Cirebon | CPOB Mobilization Analysis